O Senado apresentou nesta segunda-feira (28/11/2011) seu novo Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo Administrativo. O documento, que substitui o de 1992, incorpora e padroniza novas atividades e procedimentos que se tornaram necessários ao longo do tempo, devido a atualização legislativa e tecnológica.
As regras previstas no manual incluem diretrizes de recebimento, cadastro, autuação, registro, tramitação e arquivamento setorial. Elas têm caráter obrigatório e devem ser seguidas por todas as unidades na produção e no recebimento de todos os documentos do Senado, com o objetivo de garantir o controle e a organização documental, além de zelar por sua preservação.
Ao estabelecer padrões para autuação dos processos, o manual, desenvolvido a partir de estudos realizados pelas equipes da Secretaria de Arquivo, Protocolo e PRODASEN, facilitará toda tramitação de processos em todo Senado Federal, racionalizando as atividades. Consequentemente, torna a gestão mais eficiente, evita o retrabalho, aperfeiçoa a utilização dos recursos, principalmente, recursos humanos, e gera economia. Além da agilidade na tramitação dos processos, o Manual do Protocolo garante ações que facilitam a localização dos processos, com mecanismos de pesquisa mais eficazes.
O lançamento do Manual do Protocolo integra um conjunto de ações de organização e simplificação administrativa promovidas pela Diretoria Geral. Os fluxos de trabalho das áreas administrativas estão sendo revisados e diversos processos que antes passavam primeiramente pela Diretoria Geral já estão sendo diretamente encaminhados para as áreas que têm competência para deliberar sobre os temas tratados. Com essas ações já foi possível reduzir em 70% o número de processos que passam inicialmente pela Diretoria Geral, o que reforça o papel das áreas administrativas nas suas competências. Também estão em andamento novas medidas de gestão eletrônica de recursos humanos, como o PMS Eletrônico, cuja implantação prevista no início do próximo ano, deve representar a redução de mais 20% na tramitação de processos que passam primeiramente pela Diretoria Geral.
