A gestão de documentos é um processo que teve sua profissionalização alavancada pela formação superior em Arquivologia no Brasil. Com a presença e atuação desses profissionais, as instituições, para não falar da sociedade em geral, passaram a reconhecer a importância do fazer arquivístico científico.
A informatização da gestão documental passou a ser uma unânime demanda. Mas, para atender a essa necessidade, em grande parte dos casos, os arquivistas se valem de ferramentas adaptadas, como aplicativos destinados à criação de planilhas eletrônicas, edição de texto ou gerenciadores de bases de dados simplicados e não-especializados.
O uso dessas ferramentas torna-se ainda frustrante quando são consideradas as novas possibilidades de uso da internet, que apresenta a web como uma plataforma operacional. Novas versões de velhos aplicativos são apresentados para uso em nossos navegadores web, como os ditos editores de texto e planilhas eletrônicas que agora podem ser usados online. A variedade de aplicativos web aumenta a cada dia.
Nesse contexto, o Yndexa DMS é apresentado. Uma ferramenta para informatizar a gestão documental e que pode ser acessada pelo navegador web de qualquer computador conectado à internet.
O aplicativo web Yndexa DMS foi construído para inicialmente atender às demandas fundamentais para um trabalho de gestão documental, como a construção de Planos de Classificação, Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos, a a indicação das entidades apresentadas pela especificação E-ARQ Brasil como sendo necessárias a um sistema de gestão arquivística de documentos e ainda um conjunto inicial de ferramentas de cadastro, busca e tramitação de processos e documentos.
O Yndexa DMS é acessado por uma conexão criptografada, semelhante às encontradas em sistemas bancários online, o que torna seguro o tráfego de dados sensíveis dentro do ambiente da internet. Ainda, evita a necessidade de infra-estrutura de informática cara e pesada para fazer funcionar um sistema multiusuário, bastam apenas as já existentes estações de trabalho conectadas à internet.
Sendo uma ferramenta em maturação, novos módulos estão sendo construídos e as sugestões e críticas são extremamente bem recebidas, no objetivo de criar uma ferramenta poderosa, porém simplificada, para a gestão de documentos.
O Yndexa DMS possui um plano de uso gratuito, que permite o cadastro de até 300 documentos sem nenhum custo. A partir dessa quantidade de documentos, encontram-se disponíveis planos especiais de baixo custo, iniciando no valor de R$ 20,00. O cadastro para uso é feito no próprio site e em alguns minutos após o preenchimento do formulário online já é possível utilizar o sistema.
Há um plano de parceria onde profissionais e empresas que prestam serviço de gestão de documentos podem receber comissão relativa aos valores pagos pelos clientes que indicaram para uso do Yndexa DMS.
Com o Yndexa DMS, até mesmo os pequenos acervos arquivísticos podem evitar as pequenas gambiarras na sua busca pela informatização, os grandes arquivos podem contar com as vantagens da vantajosa plataforma operacional que é a web e os profissionais arquivistas podem se tornar parceiros dessa revolução.
Por Ricardo Sodré Andrade
Créditos: AARQES
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