São Paulo, 8 de agosto de 2011 - Em pouco mais de três meses de trabalho, técnicos do Arquivo Público do Estado de São Paulo estiveram reunidos com dirigentes das 24 Secretarias do Estado e com a Procuradoria Geral (PGE) para apresentar o Programa de Gestão Documental Itinerante . O Programa é uma iniciativa do Arquivo Público para orientar a avaliação da massa documental acumulada nos órgãos da Administração Direta do Governo do Estado de São Paulo.
O Programa prevê o deslocamento temporário de dez equipes do Departamento de Gestão do SAESP para orientar e acompanhar os trabalhos de avaliação dos documentos. É a partir deste trabalho que se define o destino da documentação pública: eliminação, transferência ou guarda permanente. Para as Secretarias de Estado, a gestão eficiente dos documentos públicos traz grande impacto na racionalização de espaços e na redução de custos operacionais.
Já são mais de 40 eventos, entre visitas técnicas, palestras, oficinas e treinamentos para os funcionários que atuam nas unidades de protocolo e arquivo dos diversos órgãos do Estado. Entre as recomendações às Secretarias está a identificação de documentos anteriores a 1940 e o seu tratamento adequado, com a desmetalização, higienização e acondicionamento dos arquivos.
Tal ação é estratégica para planejar o recolhimento de acervos de caráter histórico, espalhados pelos órgãos da administração estadual, ao novo edifício do Arquivo Público, com inauguração prevista para dezembro deste ano. C om 23 mil metros quadrados de área construída e capacidade para abrigar 90 mil metros lineares de documentação, o novo edifício permitirá que parte substantiva desta documentação seja recolhida e aberta à consulta.
O Arquivo Público oferece também orientação técnica às Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA) na elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade das Atividades-Fim. Tais instrumentos são necessários à implantação e pleno funcionamento do SPdoc — Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações ( www.arquivoestado.sp.gov.br/
No mês passado, o Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN) e a Secretaria de Gestão Pública tiveram seus Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade das Atividades-fim aprovadas e publicadas no Diário Oficial do Estado.
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