Se dependesse exclusivamente da tecnologia, este galpão repleto de documentos em papel certamente daria lugar a algo um pouco mais produtivo. Mas a realidade está longe de ser esta. Apesar de as soluções para a digitalização de documentos terem avançado bastante nos últimos anos, a burocracia e a falta de leis específicas no país ainda fazem com que montanhas de papéis como estas sejam arquivadas por muito tempo.
Esta empresa digitaliza, em média, 12 milhões de páginas por mês. Cada documento que chega aqui é identificado com um código de barras e digitalizado em scanners de escala industrial.
Apesar de todo o avanço, o último passo desse processo é para trás; pelo menos na nossa opinião. Depois de digitalizados, esses documentos são arquivados em caixas e colocados neste imenso galpão. Para evitar qualquer possibilidade de incêndio ou ameaça a essa papelada toda, o nível de segurança é altíssimo. Quando um documento original é solicitado, um funcionário precisa usar uma lanterna de LED – para evitar qualquer tipo de aquecimento – e procurá-lo assim, no escuro!
Mais do que isso, esta empresa possui uma moderna sala cofre para guardar mídias e os documentos ainda mais importantes de seus clientes.
No Brasil, o ciclo de vida do papel ainda é extremamente longo, podendo ultrapassar os 30 anos. As leis são diferentes para cada tipo de documento. Por exemplo, documentos fiscais precisam ser guardados por, pelo menos, cinco anos; contratos de financiamentos, 10 anos; prontuário de funcionários de uma empresa, 25 anos.
Na visão do especialista, o que acontece é uma inversão de responsabilidades do governo para o contribuinte. Em vez de o órgão responsável fiscalizar, é sempre a empresa ou a pessoa física que tem que comprovar sua inocência e quitação de dívidas. Claro, a tecnologia poderia ajudar e muito, mas para travar um pouco mais a situação, no Brasil não há qualquer legislação que aceite documentos digitalizados como oficiais.
Nos Estados Unidos, por exemplo, a situação é outra. Enquanto por aqui cabe ao juiz decidir se aceita ou não uma imagem digitalizada em um processo judicial, lá o maior prazo para guardar um documento é de seis anos... bem menos que os nossos 30. E sempre se parte do princípio de que quem prestou suas contas está falando a verdade.
A digitalização, ainda que não possa ser usada legalmente, traz uma série de vantagens: além de ganhar espaço físico no escritório, o acesso virtual ao documento é infinitamente mais rápido e o documento digitalizado ainda pode ser acessado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo. Mas, pelo visto, no Brasil – por mais retrogrado que pareça -, a gente ainda vai continuar guardando papel por um bom tempo.
Dica da Simone Camponez.
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