Objetivo
Orientar profissionais que trabalham diretamente com documentos sobre a importância dos instrumentos de gestão arquivística. E, também, orientar profissionais que trabalham diretamente com documentos sobre a classificação e avaliação de documentos e informações de arquivo.
Público-alvo
Arquivistas, especialistas e consultores em Gestão de Documentos.
Necessidade x Justificativa
A banalização das novas tecnologias e a escassez crônica dos recursos financeiros impõem às organizações um repensar constante de sua cultura, tradições, práticas e procedimentos. Quem dispõe com mais rapidez das melhores informações, pouco importando a sua proveniência, o seu suporte ou tipo, apresenta as melhores condições de ter uma maior e melhor competitividade, como dizem os canadenses.
Falar da importância estratégica dos recursos informacionais nas organizações contemporâneas é, atualmente, um lugar comum em um ambiente com uma infinidade de velhas e novas tecnologias da informação, que são diariamente oferecidas pelo mercado. O que não é comum é o entendimento de que uma parte significativa desses recursos informacionais é acumulada pelos próprios órgãos públicos e empresas privadas. É um capital informacional pouco compreendido e pouco explorado e que poderia dar uma enorme contribuição para a busca da eficiência e da qualidade na prestação de serviços e, no caso dos órgãos públicos, para a transparência das ações do Estado.
Não estamos falando de nada novo, mas de algo que surge junto com os próprios órgãos públicos e as próprias empresas privadas, de algo que é inerente às ações desenvolvidas e é um dos produtos gerados pelas atividades de cada unidade administrativa. Estamos falando dos Arquivos (isso mesmo, com "A" maiúsculo). Arquivos que registram as ações, os direitos, os deveres, a trajetória e que são, sobretudo, fontes inigualáveis de tomadas de decisão seguras e eficientes.
O senso comum transformou os arquivos em coleções de papéis velhos, em "arquivo morto" e os relegou aos subsolos, às garagens e aos banheiros desativados. Documentos que garantem direitos e deveres dos funcionários e da organização, que registram a memória institucional e poderiam tornar as decisões mais seguras são misturados aos que não possuem valor que justifique a sua guarda. São, infelizmente, comuns os exemplos de prejuízos decorrentes da falta de tratamento dos documentos de arquivo.
As organizações que reconhecem a importância estratégica dos recursos informacionais sabem que os arquivos não são mortos, mas "vivos", mais do que isso, são conjuntos de informações que podem representar um diferencial em períodos de escassez de recursos financeiros, materiais e humanos.
Custo x Benefício
A relação custo e benefício é o resultado de uma mistura de qualidade na apresentação do conteúdo com a parceria entre os facilitadores e especialistas. Falar em custo é tentar juntar qualidade na apresentação de uma metodologia conceituada no meio acadêmico e no mercado arquivístico com o benefício e os ganhos futuros que um participante terá na captação de informações sobre a elaboração e aplicação desses Instrumentos em instituições públicas e empresas privadas. Além disso, o Workshop propiciará uma reflexão e um debate sobre a importância do trabalho de organização da informação a partir de princípios de classificação e avaliação documental, um modelo estruturado e funcional de organização da informação.
Facilitador
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Graduado em História, especialista em Organização de Arquivos pela Universidade de São Paulo, mestre em Biblioteconomia e Documentação pela Universidade de Brasília, doutor em História Social pela Universidade de São Paulo, professor adjunto do Curso de Arquivologia da Universidade de Brasília. Currículo Lates
Conteúdo programático
Ementa: propiciar aos servidores conhecimentos técnico-operacionais sobre gestão documental com vistas à otimização das atividades específicas da unidade de negócio.
Módulo 1 – O diagnóstico da situação arquivística
• Objetivos;
• Os dados a serem coletados;
• Os métodos de coleta de dados;
• A análise dos dados;
• A preparação do relatório da situação arquivística.
Módulo 2 – A classificação de Documentos de Arquivo
• O desenvolvimento da classificação em Arquivística;
• Classificação: construção, trajetória e apropriação de um conceito. A teoria da classificação;
• Os princípios arquivísticos envolvidos no processo classificatório;
• O instrumental teórico-metodológico;
• Os instrumentos de classificação: alguns exemplos.
Módulo 3 – A avaliação de Documentos de Arquivo
• Definição e objetivos da avaliação;
• Fundamentos legais da avaliação e eliminação de documentos públicos;
• Levantamento da legislação: O quadro de classificação de fundos;
• Identificação das competências, funções e atividades do órgão produtor;
• Identificação das séries documentais;
• Conhecimento do fluxo documental da frequência de consulta, dos locais e prazos de guarda;
• Critérios de arquivamento e instrumentos de recuperação das informações;
• Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo: composição e competências;
• Tabela de Temporalidade: definição e conteúdo;
• Identificação dos valores dos documentos: Administrativo, legal, fiscal, técnico, operacional, histórico ou cultural;
• Elaboração de instrumentos de trabalho e de controle das transferências, recolhimento e eliminação de documentos;
• Elaboração da Relação de Eliminação, do Edital de Ciência da Eliminação e da Ata ou Termo de Eliminação;
• Amostragem: critérios qualitativos e quantitativos da seleção de documentos;
• Processamento técnico da eliminação.
Metodologia
• Aulas expositivas;
• Exercícios em sala de aula;
• Leituras dirigidas.
Local
Shopping Pátio Brasil, Sala 607 (6º andar) – Brasília – DF
Data e carga horária do Workshop
01 a 03/12/2014 (das 8h às 12h)
12 horas aula
Demais informações e pré-inscrições, acesse: http://www.eclatcomunicacao.com.br/?page_id=38
(61) 8622.6968 (Jorge)
treinamento@eclatcomunicacao.com.br
Todos os participantes receberão Certificado de participação.
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