SEBRAE - Como montar uma empresa de administração de arquivos

Quais as variáveis que mais afetam este tipo de negócio? 

Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar as informações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender?

A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas.

Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel.

Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:

Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.

Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.

A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.

Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.

Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.

Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.

Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.

Saber o que deve ser guardado e por quanto tempo, obtendo um sistema de custódia extremamente seguro e confiável é o desafio para preservar as informações.

Resolver questões como o que fazer com tanta informação, como selecioná-la dentro do processo de cada negócio, como e em que lugar armazená- la e localizá-la é a responsabilidade das EMPRESAS DE ADMINISTRAÇÃO E GESTÃO DE ARQUIVOS.

Este documento não substitui um plano de negócio.Para elaborá- lo procure o Sebrae.

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